Comunicação e clareza

Se você quer ter sucesso em algo, então você deveria ler isso – Sobre clareza e comunicação

Você já se questionou porque – algumas – coisas que tenta realizar não se desenrolam para o resultado esperado?

Eu concordo que essa pergunta pode ser muito abrangente. E que diversas possibilidades serviriam como resposta. O que me deixa curiosa sobre isso é que quase sempre as respostas dadas deitam a responsabilidade em fatores externos, ou em um outro alguém, que não nós.

Calma, esse não é um texto que veio te trazer ainda mais pressão em cima de tudo que você já carrega sobre si. Esse é um texto que veio te trazer clareza para caminhar.

Penso que muito se fala em comunicação, e pode até soar repetitivo para você falar que guerras, discussões e negócios mal sucedidos se deram como consequência de uma comunicação ruim, e por isso que se faz tão importante o domínio dessa habilidade.

E é aqui que eu quero dar um passo atrás com você. Comunicação é o meio do caminho. O começo é em ter clareza. Se você não suceder no início, é bem provável que o meio seja um desastre.

Nada o torna mais competente no que você faz do que se comunicar.

J. Peterson

É interessante notar que as muitas das pessoas mais bem sucedidas no que fazem são muito boas em se articular. Independente da sua atuação, se você souber articular bem suas ideias e pensamentos, será ainda melhor.

Na ansiedade de expor nossas ideias e buscar os resultados que – achamos que – queremos, atropelamos um passo bem importante que é o de ter clareza sobre o que pensamos, e porque faria sentido para o outro nos dar ouvidos.

Nesse texto será abordado os seguintes pontos:

  • Frustração na comunicação – O problema são “eles”
  • Tenha isso em mente – 3 premissas sobre comunicação
  • Clareza – o que é isso?
  • Como ter clareza para si mesmo – “São tantas informações na cabeça que fica difícil colocar no papel”
  • Como articular a sua ideia – Foco na mensagem
  • Não suponha nada – Nem deixe subentendido
  • Como apresentar suas ideias de forma flúida e clara
  • Principais pontos

Frustração na comunicação – O problema são “eles”

Você já se sentiu frustrado quando queria dividir ideias, mas falava e falava e não conseguia chegar ao ponto de comunicar de forma que o outro entendesse o que você queria dizer? Eu já. E eu sei extremamente como isso é frustrante.

Agora, já imaginou isso acontecendo na sua área profissional ou no seu negócio? Não vai ser só frustrante emocionalmente, mas provável que financeiramente também. E ainda assim, depois de estudos e treinamentos investidos, em si mesmo ou na empresa, ainda é comum ver erros e ter que lidar com situações desagradáveis. Por quê?

Essas “falhas” frequentemente são causadas pela falta de clareza. E o impacto negativo que isso pode ter na nossa vida e nos nossos negócios são enormes. Primeiro, isso vai refletir nos resultados externos, e depois volta para nós como decepção, insatisfação e até falta de confiança.

Quando não há clareza, o comunicador frequentemente culpa “os outros” por não entenderem. Fique com isso em mente**: o dono da mensagem, é o dono dos resultados.**

Não importa o tipo de conteúdo, seja uma comunicação corporativa interna, uma campanha de marketing para atrair novos clientes, ou uma conversa com a sua família. Diga o que você quer dizer com clareza e propósito e terá resultados mais felizes. Uma mensagem clara e concisa é chave para encorajar outros a agirem. Não tem segredo.

Tenha isso em mente – 3 premissas sobre comunicação

1. Sabe aquela expressão “Desenhe como se fosse para uma criança” quando comunicamos para adultos? Sob a minha perspectiva, isso não quer dizer que crianças não entendem o que adultos dizem, quer dizer que é preciso desenhar porque se não for claro, a criança vai continuar questionando, enquanto o adulto, vai ficar calado por medo de parecer bobo. É daí de onde surgem os problemas.

2. Para que você seja ouvido, primeiro é importante concordar com o que o outro está falando. Entenda, não é para ser “falso”, e nem dizer algo que você não acredita. Isso não significa também que vocês pensem iguais, mas significa reconhecer que todas as verdades são parciais. Dentro disso, você só pode se comprometer com duas coisas: em escutar o outro, e em não mentir.

3. Se as pessoas não compreendem o que você diz, se esforçar para entender não vai ser a reação natural delas. Elas vão rejeitar ou ignorar o que você está tentando dizer.

Clareza – o que é isso?

É normal que muitas vezes a gente sinta como se a nossa cabeça estivesse cheia, com milhões de informações na nossa mente sobre uma ideia ou assunto. Como se fossem pássaros, voam por todo lado se esbarrando constantemente. Com tanta coisa acontecendo na nossa mente, o efeito disso tende a caminhar, em geral, para uma dessas três situações:

  • Você fica paralisado com tanta informação na cabeça;
  • Você escolhe um desses pensamentos voantes e se agarra a ele, ignorando os outros;
  • Você decide cuspir tudo isso fora, mas não consegue se fazer entendido e se frustra.

Clareza é quando esses “passarinhos” estão voando em formação coordenada, cada um sabe o espaço que ocupa e a direção é clara para todos. O desenho é simples.

Comunicação não começa com a fala, a forma ou com o receptor. Começa com o eu. A definição de clareza significa lucidez na percepção ou compreensão; livre de distinção ou ambiguidade.

E com essa simplicidade é possível articular ideias e pensamentos que engajam e conectam porque aumenta o sentimento de confiança e transparência. Quando temos clareza conseguimos comunicar exatamente o que queremos. Sem expectativas encobertas ou noções subentendidas. Uma comunicação concisa aumenta compreensão e retenção da atenção.

Ao meu ver, não é possível falar de clareza sem mencionar um tanto sobre autoconhecimento, porque muitas vezes quando achamos que temos clareza sobre algo, estamos apenas agarrados à um posicionamento ou pensamento, porque ‘parece’ ser mais seguro ou está dentro da nossa zona de conforto. E sem autoconhecimento e um tanto de honestidade consigo mesmo, dificilmente vamos saber fazer essa distinção.

Como ter clareza para si mesmo – “São tantas informações na cabeça que fica difícil colocar no papel”

Vou dividir o processo de desenvolver clareza em duas partes:

1 – Exploração

Jordan Peterson, um dos comunicadores mais influentes no mundo ocidental, diz que para falar efetivamente sobre algo e poder articular com clareza é preciso saber 10 vezes mais sobre o que você está falando. Caso contrário poderá se sentir encurralado e ansioso por não conseguir especificar novos caminhos para a conversa quando necessário.

Então, busque o máximo de informações possíveis sobre o que você quer articular. Ainda que seja sobre uma ideia ou proposta nova, busque perspectivas diferentes, ângulos opostos, leia, pergunte, e escute como pessoas percebem o assunto que quer abordar.

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2 – Síntese

Nada melhor que desenvolver seu poder de síntese do que ler e escrever. Leia muito, observe e absorva a forma como os escritores articulam seus pensamentos, ideias e comunicam sua mensagem.

Leitura

“Mas eu quero falar, e não escrever, então eu não deveria assistir vídeos ao invés de ler?”

Bom, aqui estamos tratando sobre o tópico clareza. De certo que outros formatos de mídia poderiam ajudar também, mas ao meu ver, existe uma grande diferença entre esses formatos: enquanto um é mais passivo, o outro é mais ativo.

A leitura é uma ação. Enquanto ouvir é recepção. Ler é uma via de mão dupla, quando lemos, instintivamente refletimos se aquilo faz ou não sentido, como nos colocaríamos naquela situação, e se a linha de pensamento está coerente ou não. Pausamos, pensamos, seguimos. Enquanto quando estamos assistindo à um video ou ouvindo um áudio, o passe do tempo não é seu, é do comunicador.

Aposto que você já se viu na situação de “entender” o que foi dito, mas não conseguir explicar para outra pessoa sobre o que ouviu. Você recebeu a mensagem, mas não tem clareza de como ela foi articulada.

Escrita

O segundo passo para desenvolver o poder de síntese é escrever. Saia da sua cabeça! Ainda que escrever não seja a sua praia, escrever ajuda a visualizar e a organizar os pensamentos e a coordenar “os passarinhos mentais”. A escrita é um método prático para clarear o seu pensamento e aprender sobre a melhor forma de articula-lo.

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Escreva todo e qualquer pensamento que tenha na cabeça sobre um tópico ou ideia, sem se preocupar em ser coerente ou linear. Depois, vá conectando-os e alinhando-os de forma que faça sentido para você e com o que quer comunicar.

Nesse momento, eu desejei ter feito um print de como comecei a escrever esse texto. Era um monte de ideias desconexas e atropeladas sobre clareza e comunicação. Joguei tudo aqui e fui organizando, pouco a pouco, até que fizesse sentido pra mim e ficasse fácil para você.

Como articular sua ideia – Foco na mensagem!

Depois que explorar a sua ideia e coordenar seus pensamentos, concentre-se em entender qual é a principal mensagem da sua comunicação.

Explore → Sintetize → Simplifique.

A simplicidade na fala e na mensagem dá mais poder ao comunicador. Lembra do “desenhe como se fosse para um criança”? Um conteúdo e uma mensagem complexa torna a comunicação ainda mais difícil, abre espaço para ambiguidades e suposições. Deixa dúvidas sobre as suas intenções. Quando uma comunicação é baseada em uma ideia simples e clara, os resultados são muito melhores.

Uma forma de ser eficiente na sua mensagem é escolher as palavras certas, sem firulas. Algo que eu noto com frequência são pessoas usando palavras complexas e difíceis para se expressar. Se você tem apego com algum desses tipos de palavra, responda para si mesmo: o meu principal objetivo é me fazer ser entendido ou tentar parecer inteligente usando palavras difíceis?

Exercício: Tente sintetizar a sua mensagem principal em até 15 palavras.

Não suponha nada – Nem deixe subentendido

A minha intenção com esse texto, não é produzir uma lista de checklists e pontos para você decorar sobre como ter clareza e se articular. É sobre dividir a compreensão sobre esse processo para que você possa incorpora-lo no seu dia a dia.

O que eu fiz agora foi deixar claro qual é a minha expectativa sobre o que eu estou comunicando. Eu não quero deixar em aberto que você assuma qual era o meu propósito com esse artigo.

Deixar isso em aberto, poderia ter como consequência você sentir-se sobrecarregado com esses passos **todos, e deixar para lá, sem refletir sobre o processo, apenas porque eu deixei de mencionar. Amamos ler artigos que listam passos, mas raramente nos atentamos a colocá-los em prática.

Se eu não escrevesse isso, dificilmente você iria supor que essa era a minha intenção. Porque pessoas não leem mentes. Se você deixa de dizer algo exatamente como você quer, alinhando expectativas e comunicando intenções, por favor se responsabilize pelos resultados.

Uma pequena historinha para ilustrar

Uma vez fui comer com amigos em uma cafeteria. Ao fazer o pedido, um deles pediu um pão torrado sem manteiga e um omelete só com ovos. Eu pedi em seguida. Queria exatamente a mesma coisa. Então disse à senhora que tomava nota do pedido “Um pão e um omelete, por favor.” O pedido anterior ao meu chegou: um pão sequinho e torrado no ponto, um omelete bem enxuto. “Ai que delícia! Era exatamente o que eu queria”, eu pensei. E então, o meu prato foi servido: O meu pão, veio embebido na manteiga e o omelete dividia o prato com uma porção generosa de batatas-fritas.

Nada me irrita mais do que imaginar que eu vou comer algo, e ver na mesa outra coisa bem diferente. E de quem foi a culpa? Tomada de frustração e irritação, eu preciso assumir que foi minha. Eu supus que a senhora iria ler meus pensamentos só porque eu pedi em seguida e achei que estava subentendido que queria meu prato preparado como o pedido anterior.

O exemplo é simples, mas me lembrou de muita coisa sobre a vida. Principalmente nos negócios, assumir que os outros vão saber o que você quer ou quais são suas intenções é um vacilo enorme. E as consequências podem ser bem maiores do que comer uma comida que você não quer.

Um lembrete: ainda que você comunique uma vez qual é a sua intenção ou o que você espera, continue lembrando as pessoas com frequência. Não se dê uma vez por bastante.

Teste sempre

Para saber que tipo de suposições podem surgir a partir da sua mensagem principal: teste.

Assim que tiver desenhado a linha de pensamento principal, comece a falar para pessoas diferentes e perceba o que elas entendem disso. Uma forma simples é pedir para que elas falem sobre o que você quis dizer. Veja se está alinhado com as suas expectativas iniciais, ajuste.

Testar sua mensagem reduz as chances de ser mal compreendido.

Como apresentar suas ideias de forma fluida e clara

1. Conecte com o seu público primeiro. Considere o ponto de vista do outro. Crie espaço, antes de entrar.

2. Certifique-se de que os caminhos (argumentos e pontos) que vai trazer convergem sempre na mensagem principal.

3. Coloque energia em saber a melhor forma de entregar a sua mensagem. Como eu posso me fazer melhor entendido? Palavras? Histórias? Demonstrações?

4. Dê exemplos. Busque referências e outras perspectivas que convergem na ideia central. Tenha em mente que o melhor exemplo começa em ser exemplo.

Resumo → Principais pontos

Agora que explorei e desenvolvi meus pensamentos sobre porque uma comunicação clara é fundamental para o sucesso de tudo que nos propomos a fazer, vou resumir os principais pontos para que leve com você:

  • Clareza é vem antes, e é fundamental para uma comunicação eficaz.
  • Confuso? Explore mais sobre o assunto → sintetize jogando suas ideias no papel → Simplifique até conseguir desenhar.
  • Saiba qual é a sua mensagem principal.
  • Não assuma que as pessoas vão entender o que você quer dizer.
  • Ofereça exemplos.

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